サービス業における内容証明郵便で残業代を請求する際の注意点や書き方とは

弁護士などの残業代請求の専門家が会社側に残業代を請求する場合、必ず使用するのが内容証明郵便です。

まずは、内容証明郵便の概要と、内容証明郵便で請求することの意味を解説いたします。

1. （1）内容証明郵便と配達証明とは？

   内容証明郵便とは、その名の通り内容を証明してくれる郵便です。
   「誰が」「いつ」「どんな内容」の郵便を出したのかを郵便局が記録し、照会することができる、という書類を送付する方法が内容証明郵便です。
   
   内容証明郵便にはオプションとして、「本当に配達されたのか」「いつ配達されたのか」を証明する「配達証明」をつけることもできます。いつ送付して、いつ受け取ったかを公的に証明することができるので、「請求書なんて受け取っていない」という反論を排除することが可能です。

2. （2）残業代請求に内容証明郵便を使う2つの理由

   残業代請求において、内容証明郵便は欠かせない理由が2つあります。それが、言い逃れを回避できる点と時効を中断できる点です。
   
   ① 送付した内容と日時を証明できるから言い逃れができない
   内容証明郵便と配達記録を組み合わせることで、送付した内容と配達した日時を公的に証明することができます。したがって、企業側に「そのような文書は受け取っていない」という言い逃れをする余地はありません。受取った、受取っていないの水掛け論を避けるために、内容証明郵便は非常に有効なのです。
   
   ② 残業代請求の時効を中断できる
   内容証明郵便を送ることで、残業代請求の時効を中断することができます。
   
   残業代請求には2年間という時効が存在します。労働基準法第115条によれば、賃金の請求権は2年間行わない場合においては、時効によって消滅する、と規定されているのです。
   
   ただし、時効は永遠にカウントを続けるわけではなく、さまざまな手続きによって中断させることができます。裁判や労働審判などを申し立てれば、時効のカウントはストップしますが、それ以外も「催告」という手続きを行うことで時効を中断させることができます。
   
   催告とは、簡単にいうと請求のことですが、単に請求書を送付するだけでは、「受け取っていない」と主張される可能性があるので、送付した内容を証明できる内容証明郵便を使用するのです。

次に、内容証明郵便の書き方と注意点を解説します。

1. （1）内容証明郵便のルール

   内容証明郵便にはいくつかのルールがあります。
   
   ① 文字数および行数
   1行あたりの字数と、用紙1枚あたりの行数が決まっています。具体的には、以下の通りです。
   

   縦書きの場合

   • 1行あたり20文字以内、用紙1枚あたり26行以内

   
   横書きの場合

   • 1行あたり20文字以内、用紙1枚あたり26行以内
   あるいは
   • 1行あたり13文字以内、1枚あたり40行以内
   あるいは
   • 1行あたり26文字以内、1枚あたり20行以内
   
   
   

   ② 使用できる文字とその数え方
   内容証明郵便で使える文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字、句読点および一般的な記号です。アルファベットなどの外国の文字に関しては固有名詞の場合のみ使用できます。
   
   また先ほど、使用できる文字数について説明しましたが、その数え方にも独特の数え方をしなければならない場合があります。
   

   • 記号と文字が組み合わさった文字は1つで2文字として数える。
   • 「」のような2つセットの記号は、2つ合わせて1文字として数える
   • （1）や（一）など、序列を表す記号として用いる場合には複数文字としては数えず、序列を表す記号全体で1文字として数える。
   • ○で囲んだ数字（①など）は枠＋文字として2文字として数えるが、序列を表しているときは1文字として数える

2. （2）送付の際に注意すべきポイント

   さらに内容証明郵便は送付の際にもいくつか注意点があります。
   

   • 同じ内容のものを3部用意すること
   • 小さい郵便局などでは受け付けてもらえない場合があること
   • 封筒は封をせずに持っていくこと
   • FAX用の紙など、長期間の保存に耐えないものは使わないこと
   • 複数枚に渡って書かれている場合は一部ごとにホチキスでとじること
   • またホチキスでとじた際には、そのつなぎ目に押印すること

3. （3）内容証明郵便に記載する内容

   内容証明郵便で、残業代を請求する場合、必ず以下の項目を記載しておきましょう。
   

   • タイトル
   • 受け取るべき残業代を受け取っていないこと
   • 残業時間
   • 請求する残業代の金額
   • 支払期日
   • 振込先
   • 支払期日を過ぎた場合の対処法
   
   
   

   残業代の請求書を送付する場合は、残業時間と残業代を把握する必要があるので、タイムカードと就業規則で、残業時間と残業代の規定を確認しておきましょう。タイムカードが手元にない場合は、日記やメモ、家族に送信した帰宅予告メールなどで残業時間を把握するとよいでしょう。
   
   残業時間を証明する証拠がない、残業時間が把握できないという方は早めに弁護士に相談することをおすすめします。

弁護士が請求する場合は、必ずといっていいほど内容証明郵便を送付します。
その理由は、先ほど解説したように「時効を確実に中断させるため」です。内容証明郵便は残業代を請求するための第一歩といえます。

残業代の請求時効は2年なので、過去の残業代の請求権が消滅しないようにするためには、内容証明郵便は欠かせません。つまり、残業代を請求する場合は、ほとんどのケースで内容証明郵便を送付しなければならないということです。

ただし、送付する前にある程度は残業時間と残業代を把握しておく必要があります。会社側に隠されてしまう前に残業時間を証明する証拠や就業規則などを確保しておきましょう。また、在職中に残業代請求をする場合は内容証明郵便を突然送付すると、経営陣や上司とあなたの関係が急激に悪化する危険性があるので、注意してください。

内容証明郵便を使った残業代請求は、時間さえかければ個人でも可能です。
しかし、確実に残業代請求を成功させたいのであれば、内容証明郵便を送付する段階で弁護士に依頼することをおすすめします。

なぜならば弁護士に依頼することで、早く確実な内容証明を作成することができるためです。内容証明郵便は独特のルールがあるため個人で作成するのは大変ですし、証拠集めにも時間がかかってしまいます。

その間にも、どんどんあなたの残業代は時効によって消滅しているので、一刻も早い対応が必要だと考えられます。また、内容証明郵便は法的拘束力や強制力があるものではないので、送付したからといって会社側が残業代を支払う可能性はそれほど高くありません。

内容証明を送付しても支払ってもらえなかった場合は、労働審判や裁判などで請求していくことになります。その段階で弁護士に依頼するのであれば最初から依頼しておいたほうが証拠の確保などの面で有利です。そもそも、どの段階で弁護士に依頼しても、弁護士費用に差はほとんどありません。

つまり、内容証明郵便を送付するために弁護士に依頼するのではなく、「確実に残業代請求を成功させるため」に弁護士に依頼したほうがよいといえるでしょう。

残業代を請求するために内容証明郵便は欠かせません。
しかし、内容証明郵便の送付は残業代請求の第一歩で、ゴールではありません。早く確実に内容証明を作成して送付することで、時効を中断させた上で訴訟や労働審判などを検討する必要があります。

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